2023. 1. 9. 16:13ㆍStartup • IT
필자는
2020 예비창업패키지 특화분야에 선정되어
Webeing이라는 스타트업에서 공동창업자, 기획•개발을 담당하여 스타트업계에 뛰어들었다.
코로나사태가 피어오를때 즈음 2020년 3-4월에 지원하고 5월 말에 결과를 받고, 그 이후 계속 진행해나가고 있다.
그런데 예비창업패키지에서 받은 예산을 가지고 여러 가지 활동을 하다보니 큰 걸림돌이 있다.
그것은 바로
예산심의 및 서류처리기간이다.
이미 경험해본 독자는 알겠지만 예비창업패키지는 창업진흥원에서 주관하는 지원사업이기 때문에 예산을 쓰기가 굉장히 까다롭다. 아무래도 이 예산을 받아 남용하는 사람이 많아서 절차가 점점 비효율적이고, 복잡하고, 까다롭게 이루어지고 있다.
그만큼 예산을 처리하는 과정이 복잡하고 후에 회계정산을 받을 때에 훨씬 엄격하게 검토한다고 한다.
이 부분은 예비창업패키지를 진행하시거나 준비하시는 독자라면 모두 주의깊게 신경써야하는 부분이 아닐까 생각된다.
필자는 예산을 받은 후 개발, 디자인 명목으로 고가의 MacBook을 구매하려고 하였으나
서류작성, 심의기간 등을 거치는데만 무려 3주 정도가 소요되었다.
애플제품 특성상 발주넣고 제품이 오기까지 시간이 더 걸리고 필자같은 경우, RAM사양을 높이는 CTO주문을 하였으니 족히 한 달이상은 걸릴 수 밖에 없었다.
더군다나 k-startup이나 주관기관에서 워낙 다양한 스타트업을 담당하고 있다보니 친절하게 알려주시지만 부족한 것은 사실이다. 스타트업의 생명은 스피드인데 서류처리하는데 시간을 많이 뺏기다보면 분명 차질이 생길 수 있다.
사업비집행양식에 나와있긴 하지만 양식이 워낙 많다보니 어느 건에서는 어느 서류를 제출해야하는지 꼼꼼히 체크하기도 쉽지 않다.
그래서 필자가 전체 플로우를 정리해보았다.
많은 팀들이 집행받은 예산으로 기자재를 많이 구매하는데 기자재에 관련된 서류, 필요한 과정들에 대해서 설명하고자 한다:)
기자재를 구매할 때 어떻게 해야할까
기자재에는 다양한 기기들이 포함되어 있다. 그 중에서 많은 스타트업에서 필자와 같이 노트북을 구매하니 노트북을 기준으로 정보를 공유하려고 한다.
결론부터 전달하자면 필자가 맥북을 구매했을 때 제출했던 서류는 다음과 같다.
- 창업기업 사업비 변경보고서
- 창업기업 사업비 지급요청서
- 소명서
- 전담멘토 검토의견서
- 업체측통장사본
- 업체측사업자등록증
- 제품 견적서
- 전자세금계산서
(- 바우처카드 사용승인요청서)
정말 많다.
지금부터 하나씩 설명하고자 한다.
창업기업 사업비 변경보고서
보통 예산측정을 최고상한 1억으로 잡으셨을텐데 선정된 이후에 수정사업계획서를 제출해야한다.
그 때, 필자는 우선 아무 생각없이 예산을 줄이고, 줄여 제출하였지만 아무 생각없이 제출하면 후에 굉장히 피곤해질 수 있다.
후에 모든 예산의 변경에 관하여
'창업기업 사업비 변경보고서'를 제출해야한다.
물론 웬만하면 주관기관에서 통과시켜주시겠지만
한 번에 끝낼 수 있는거 두 세번 할 필요는 없다. :)
그러기 때문에 미리 숙지하시고 변경사업보고서를 제출했다면 상관이 없지만
필자처럼 대부분 처음인 경우가 많고, 이를 고려하여 예산을 집행하지는 않으셨을거라고 생각한다.
그 때는 사업비 변경보고서를 제출해야하는데 여기서 주의할 것이 있다.
크게 벗어나지 않는 한 사유를 적당히 쓰시면 심의통과는 무난하다.
하지만!!!
주관기관마다 다를 수는 있다만 필자와 같은 경우 주관기관에서 사업비변경보고서를 서류처리하는 요일이 화요일이었다.
즉, 수요일에 제출하면 다음 주 화요일까지 서류처리가 되도록 기다려야 한다는 것이다.
그러니까 독자님들도 주관기관에서 서류처리를 어느 날짜에 하는지 잘 숙지하는게 좋다. 안그러면 대기시간이 무한정 길어지고 예산을 집행하여 스퍼트를 내야하는데 서류처리받는데만 엄청난 시간이 소요될 것이다.
그리고 한 가지 더!!
혹여나 기자재비를 과도하게 집어넣으셨으면 우선 구매를 진행한 뒤 추후에 예산변경을 신청해도 상관없지만 기자재명목 예산이 적은데 기자재비가 그 예산범위에 초과된다면 반드시 사업비변경 신청 후 진행할 수 있다.
참고!!
창업기업 사업비 지급요청서
이건 기자재뿐만 아니라 모든 부분에서 사업비를 지급받고 싶을 때 공통적으로 제출해야하는 서류이다.
특별히 어려운 점은 없다. 기자재를 구매하게 되었을 때를 고려하여 설명하겠다.
우선 기자재의 가격이 300만원 이상*이하인지 확인해보아야 한다.
기준선이 300만원인데 그 이하 가격의 기자재를 구매하시면 필요없지만
고가의 기자재를 구매하기 위해서는 확실한 명목이 있어야 한다. 그 설명을 양식에 자세히 써주시는게 좋다.
필자의 경우 부과세를 제외하고 380만원정도의 고가의 맥북을 구매하게 되었다.
필자가 맡은 업무가 자체 웹개발, 외주와의 앱개발 협업, 디자인 업무 참여
이다보니 다음과 같은 고가의 장비가 필요했고 이 부분을 상세히 설명하여 작성하였다.
명확한 사유가 있지 않으면 심의에서 통과되지 않을 수 있으니 주의해야 한다!
그리고 이 예산에는 부과세로 포함되지 않은 금액으로 맞추어야 한다. 부과세는 따로 사비로 충당하셔야하니 이 점도 참고하시면 좋다.
* 대학생 독자는 참고
- 애플제품은 학생임을 증명하면 학생할인을 받을 수 있다.
하지만 집행받은 예산으로 구매를 하게 되면 비즈니스로 넘어가기 때문에 학생할인제도를 적용받을 수 없다.
따라서 기존에 판매되던 정가로 제품을 구매해야하기 때문에 예산집행할 때 학생할인을 적용받은 가격이 아닌 정가에 맞춰서 진행하시길 바란다.
소명서
필자는 이번에 서류처리를 하면서 소명서라는 것을 처음 알게 되었다.
소명서라는게 그냥 어떤 사건이 생겼을 때 그런 일이 생긴 경위(스토리)와 이유 등을 정리한 글이라고 보면 된다. 사유서, 시말서 같은 것이 비슷한 의미이다.
하지만 여기서 소명서라는 것은 부정적인 의미라기보다는 어떤 일, 사건을 처리함에 있어서 써야하는 서류정도로 보면 된다.
크게 문제될 것은 아니고 절차상 필요한 서류정도이니 꼼꼼히 쓰면 문제될 점은 없다.
전담멘토 검토의견서
선정이 되시면 주관기관에 스타트업 각 팀마다 멘토분들이 매칭되게 된다. 그 멘토분과 앞으로 주기적으로 만남을 가지면서 멘토링도 진행하게 된다.
멘토분께 정황과 상황설명을 해주시고 서류를 보내주시면 친절하게 작성하여 보내주신다.
이 부분은 창업자가 작성하는게 아니라 멘토분께서 작성해주시는 영역이기 때문에 멘토분과 연락 후 처리하면 문제없는 서류이다.
이 사진은 얼마 전에 멘토님과 함께 멘토링을 진행하면서 찍었던 사진이다.
전자세금계산서 및 바우처카드 사용승인요청서
- 전자세금계산서
(- 바우처카드 사용승인요청서)
개인적으로 필자는 이 부분과 다음 항목에서 가장 애를 먹었다.
기자재를 구매하는데 있어서 원칙은 바우처카드라는 사업비지출명목카드를 사용하는 것이다.
하지만 카드에는 한도가 존재하고, 제품이 한도를 초과하게 되면 한 번에 결제를 할 수 없게 된다.
기자재가 바우처카드 한도 이내에 형성이 되어있다면 그냥 결제하면 된다. 하지만 그렇지 않다면 어떻게 해야할까?
아니면 일부금액을 바우처카드로 나머지 차액은 사비로 결제를 진행하면 안되냐고??
필자도 그렇게 생각하여 주관기관 담당자분과 전화를 해봤지만 차후에 회계정산을 할 때 까다로워지기 때문에 예산 내에서 모든 금액을 지출하는게 편할거라고 답변을 주셨다.
즉, 우리에게는 두 가지 방법이 있다.
- 바우처카드의 한도를 상한시키기
- 전자세금계산서로 처리하기
첫번째, 바우처카드의 한도를 높이기
이 부분은 팀마다 조금 달라질 것이다.
필자같은 경우, 그 당시 대학생이였기 때문인지는 몰라도 카드사에 카드한도상한을 500만원으로 올려달라고 요청했지만 300만원으로 책정이 되었다. 이유를 묻고 추가요구를 드렸지만 해결하지 못했다. 대출신용도, 한달수입 등 여러가지 기준에 못미쳤던 것 같다.
한도를 그 이상으로 신청했는데 가능하다면 편하게 바우처카드로 기자재를 구매하면 된다. 하지만 저같이 상한한도가 기자재금액에 맞추지 못했다면??
다음 방법으로 넘어가야 합니다.
두번째, 전자세금계산서
전자세금계산서를 통해서 먼저 물품을 구입하기 전에 서류를 선발행하고, 차후에 예산을 집행받는 것이다.
확실히 다른 점은 바우처카드같은 경우, 바우처카드 사용승인요청서만 제출하면 그 카드로 예산이 들어오고 그 카드로 결제를 진행하면 된다.
하지만, 전자세금계산서는 업체와 직접 연락하여 선발행을 하여야 한다. 업체와 사전에 연락이 필수라는 뜻이다!!
하지만 여기서 또 다른 문제가 있다.
Apple사에서는 제품구매를 할 때 선발행을 할 수 없다는 것이다.
다시 말해 애플에서 제품구매를 할 수 없다.
여기서 필자는 심하게 낙담을 했지만 다행히 쏟아날 구멍이 있었다.
그건 바로 대리직영점을 통해 구매하는 것이다.
대리직영점은 애플제품을 직영점에서 파는 곳이다.
하지만 이 직영점 중에서도 선발행이 가능한 곳에서만 제품구입이 가능하다.
한국에 애플대리직영점이 크게 3군데 정도 있다.
에이샵, 에이스토어, 프리스비가 해당된다.
다음 표는 필자가 문의를 넣으면서 정리한 정보이다.
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에이샵
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- b2b@theashop.co.kr
- 가능할 듯 우선 연락해봐야 -> 가능은 하다함.
- 제품, 연락처, 문의사유 등 이메일로 연락해봐야함. 가격 등도 그 이후에 알 수 있음.
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에이스토어
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- 세금계산서x
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프리스비
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명동(가장 큰 매장) : 02-318-7120
=> 선발행,
전자세금계산서
- 영수권(후에 진행), 청구권(선발행가능)
사업자등록증사본, 개인정보, 제품사양
701001fr@gmail.com
강남 : 02-501-6652
- CTO주문 ( 사양변경주문 )
- 명동보다 처리속도가 다소 늦을 수 있음.
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그 중에서 가장 매장이 크고, 이런 일 진행을 많이 경험해본 프리스비에서 필자는 진행하였다.
프리스비에서는 전자계산서가 선발행이 다행히 된다고 한다. 그리고 그 쪽에 문의를 드려보니 필자처럼 애를 먹는 창업자분들이 많으셨다.
그래서 다음과 같은 업체와 연락을 해서 전자세금계산서를 발행해달라고 부탁을 드리면 일사천리로 해결이 된다.
업체에서 사전에 전자세금계산서 발급 > 사용내용 등록 > 공급가액 업체로 이체 > 부가세액 사비로 이체
다음과 같은 단계로 처리 진행이 된다.
그 전에 업체측으로 사업자등록증과 구매할 제품정보, 명함을 보내면 처리가 진행될 수 있다.
업체측과 처리해야할 서류들
- 업체측통장사본
- 업체측사업자등록증
- 제품 견적서
- 전자세금계산서
위에서 언급했던 것처럼 전자세금계산서를 발행할 때 업체와 연락을 취해야하는데 아마 문의하게 되면 친절하게 어떤 자료가 필요한지 알려주신다. 그래도 설명드리자면 사업자등록증과 구매할 제품정보, 명함을 제출하시면 위에 4개 서류들을 받으실 수 있다.
그리고 업체측에서는 제품에 해당되는 금액이 입금되어야 발주를 진행할 수 있다고 하니 최대한 빨리 서류처리를 해서 업체측으로 금액이 입금될 수 있도록 해야한다. 그래야 필자의 사랑스러운 맥북을 빨리 받을 수 있다.
기자재를 받고 난 후 처리해야할 과정 및 서류들
이렇게 많은 서류들과 과정을 거쳐 기자재 특히나 노트북을 구매할 수 있다.
이 서류처리시작을 7월 첫째 주 즈음에 진행하였는데 서류처리하고 심의기다리고 업체와 연락하고 하다보니 3주가 흘렀다. 앞으로 제품이 도착하려면 최소 2주를 더 기다려야 한다.
필자가 설명드려도 주관기관과 업체에 전화를 해서 문의를 드려야하겠지만 두 세번 반복해서 전화하고 헷갈릴 수 있는 항목들을 깔끔하게 정리해보았다.
독자분들 중 대표님, 창업자분, 예비창업패키지를 준비하시는 분들 모두
꼼꼼하게 살펴보시고 문제없이 창업에 열중하여 성공하시길 빌겠다.